Potřebuji přiřadit poštu na spis
Pošta se přiřazuje přes kontextovou nabídku dokumentů. Je to z důvodu, že dokumenty z jedné stejné pošty mohou patřit na různé spisy.
Možnost 1 – dokument zatím není přiřazen na žádný spis
V kontextové nabídce dokumentu jsou tyto dvě možnosti:
- Volba Přiřadit na spis pouze přiřadí poštu na spis. Nevykopíruje dokumenty mezi dokumenty spisu.
- Volba Přiřadit a zkopírovat do spisu přiřadí poštu na spis a zároveň vykopíruje dokument mezi dokumenty spisu.
Možnost 2 – dokument je přiřazený na nějaký spis
Tentokrát jsou možnosti jiné, ale stále je možné zkopírovat dokument mezi dokumenty, už ale nejde změnit cílový spis. Aby to šlo, je třeba nejprve odstranit původní přiřazení na spis:
- Volba Zkopírovat do dokumentů spisu vykopíruje dokument mezi dokumenty spisu.
- Volba Odstranit přiřazení na spis odstraní přiřadit na spis. Následně mohu přiřadit na jiný spis, jako v možnosti 1.
Přiřazení může být automatické, pokud e-mail či datová zpráva má v předmětu číslo spisu (případně je číslo spisu v textu zprávy v hranatých závorkách).
Přiřazení probíhá v průběhu stahování pošty do Praetora, takže pokud spisová značka ať už na poště nebo na spisu byla doplněna později, automaticky se již nespáruje.
Automatické párování pošty na spis
Pošta se snaží na spis napárovat automaticky ve chvíli, kdy je do Praetora nahraná. Pravidla se mírně liší podle typu pošty.
Listovní
Přiřazuje se pouze ručně.
Praetor vyhledává a v případě úspěchu přiřazuje e-mail ke spisu:
- Podle zadaného výrazu [0-9a-zA-Z/_-] kdekoliv v e-mailu, ale začíná v předmětu. Bere se první shoda s nějakou spisovou značkou v Praetoru.
- Pokud se nic nenajde, vezmou se všechny předměty v e-mailu (tedy i ty z přeposílání a odpovědí) a testují se všechna slova obsahující alespoň jednu číslici, jestli se neshodují s nějakou spisovou značkou v Praetoru.
- Pokud se ani tak nic nenajde, e-mail se přiřadí podle odesílatele, ale to jen v případě, že odesílatel má v Praetoru jen jeden spis.
Datová zpráva